Maintenir vos activités en période de confinement – Un investissement pour demain

Le confinement et ses contraintes 

La situation actuelle de confinement engendrée par le coronavirus nous oblige tous dans l’urgence à revoir nos processus de travail, de collaboration, d’enseignement et de formation.   

Le home-working - télétravail, les e-meetings, les visio-conférences, webinaires, cours/formations en live et à distance - sont devenus le lot quotidien de tous. 

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Transformer une contrainte en opportunité 

Bien que ces outils soient aujourd’hui mis en œuvre par une majorité d’acteurs, non par choix mais en raison de la contrainte actuelle, leur déploiement mais aussi, et peut-être surtout, l’apprentissage de leur fonctionnement et de leur plus-value au sein des organisations en tant qu’outil de développement des équipes et des processus d’apprentissage constitue, à notre sens, un axe stratégique pour demain.  

Songeons à l’ensemble des opportunités que ces nouveaux processus apportent, une fois que leurs avantages pourront être combinés à ceux du traditionnel présentiel habituel, chaque approche étant mise en œuvre selon le contexte et les besoins afin d’optimaliser les avantages et minimiser les inconvénients. 

New ways of working / New ways of learning – les avantages 

Si elles sont aujourd’hui massivement utilisées au vu de l’urgence actuelle, il nous semble que l’application plus grande, de manière structurelle, des « new ways of working » (nouvelles formes de travail) et des « new ways of learning » (nouvelles formes d’apprentissage) constitue une véritable opportunité pour les organisations. Cela permet, d’une part, à moindre frais, d’offrir à leurs talents, et notamment aux nouvelles générations très attentives à l’équilibre vie privée – vie professionnelle, un dispositif avantageux et, d’autre part, d’améliorer leur productivité. 

Cela demande souvent une évolution du management, passant d’un management du contrôle (nombre d’heures pointées par exemple, présence sur le lieu de travail…) à un véritable management par objectifs avec l’ensemble des outils RH nécessaires à son déploiement.

Les avantages sont innombrables, tant sociétalement, qu’individuellement. Globalement, songeons un instant, pour prendre un exemple parmi d’autres, aux problèmes de mobilité et de pollution des grandes villes et à l’influence positive que la généralisation massive de ces processus pourrait avoir. À l’échelle de tout un chacun, ce sont des temps de transport réduit à néant, une facilité de concentration pour les tâches les plus "complexes", etc. 

De plus, les nouvelles opportunités de collaboration, de partenariat, de développement de clientèle, de nouveaux business sont infinies, puisque mon collègue, mon partenaire, mon client, mon apprenant peut se trouver à l’autre bout de la terre sans que cela représente une contrainte majeure dans notre relation et sans avoir besoin de prendre l’avion quatre fois par mois… 

Les outils et les possibilités – le télétravail 

Déjà bien connu et appliqué depuis des décennies, de façon variable selon les organisations en fonction des contraintes liées à l’activité en elle-même, mais aussi Ade la politique RH et de son ouverture à ces formes de travail, le télétravail devient la norme temporaire avec le contexte actuel.  

Du point de vue technique, le télétravail demande une architecture informatique souple et rapide permettant aux collaborateurs d’avoir accès à l’ensemble des dossiers utiles à la même vitesse qu’au bureau depuis l’extérieur, mais également des outils de E-meeting, visio-conférences performants pour pouvoir interagir avec les collègues et clients de la même manière que s’ils étaient présents physiquement en réunion. 

Les outils et les possibilités – les e-meetings 

À compter du moment où les acteurs d’une même organisation, d’un même projet, d’une relation client-fournisseur ne se trouvent plus dans la même pièce pour collaborer, le besoin d’un outil performant d’e-meeting, visio-conférence devient criant. 

On parle, pour une grande majorité d’utilisations, d’outils permettant d’effectuer des réunions de deux à vingt personnes dans lesquelles la facilité de connexion, de réglage et d’utilisation occasionnée lors des premières expériences utilisateurs sera l’élément-clé d’appropriation par les équipes.  

Quelques fonctions s’avèrent vite indispensables : possibilité de programmation dans les agendas, de partage d’écran, d’invitation de personnes extérieures sans nécessité pour elles de télécharger le logiciel ou de devoir souscrire à un abonnement… 

L’offre en la matière est foisonnante, il s’agira d’abord à notre sens de se poser la question de ce que l’on possède déjà sur ses propres outils informatiques, inclus de série dans les packs pour lesquels nous payons, parfois sans même le savoir, avant d’effectuer une démarche exploratoire et d’investir dans un nouvel outil. 

Les outils et les possibilités – les dispositifs d’apprentissage à distance 

On passe ici à des processus plus complexes, de la visio-conférence en petit comité à un dispositif de diffusion d’un contenu d’apprentissage de masse de type webinaire, en passant par des solutions interactives qui rendent possible un réel échange entre vous et vos collègues, vos élèves ou apprenants.  

On pense par exemple à l’organisation digitale de travaux de groupes ou à l’organisation d’un exercice individuel en simultané pour un public nombreux, ou encore la possibilité d’enregistrer des vidéos depuis l’ordinateur d’un expert, placées ensuite à disposition des futurs apprenants en vue d’une séance ultérieure prévue en live-streaming. 

Les possibilités sont aujourd’hui pratiquement infinies, il s’agira à nouveau d’effectuer une analyse besoin / coûts (pas seulement directement financiers) / contexte / plus-value pour opérer son choix. 

Les offreurs de solutions les plus connus en visio-conférence – e-meeting sont majoritairement situés sur les deux types d’utilisation, il est donc également utile de se poser la question de la multiplication des outils lors du choix de l’une ou l’autre solution. 

Facteurs transversaux de succès d’implémentation 

Nous identifions 3 facteurs clés de succès d’implémentation de ces nouvelles formes de collaboration (liste évidemment non exhaustive) : le soutien du top et middle management, l’influence du contexte privé et enfin des outils sûrs, simples d’utilisation et performants. 

Le soutien du management  

Lors de toute implémentation de nouveaux processus en organisation, si l’accès à ces nouvelles formes de collaboration est systématiquement le fait d’une demande individuelle uniquement vue par le management comme adaptation avantageuse des conditions de travail, le modèle ne pourra se développer de manière structurelle. Ces approches doivent être inscrites dans la stratégie globale de l’organisation, soutenue et promue par le top & middle management. 

L’influence du contexte privé  

Les nombreux témoignages qui nous parviennent depuis la crise du coronavirus illustrent bien la difficulté que certains ont de concilier la vie professionnelle et la vie privée sur un même lieu, le domicile. Par exemple, la garde des enfants combiné au télétravail est parfois difficile voire impossible à gérer. 

Les choix personnels des collaborateurs (ex : famille nombreuse, situation dans une commune mal desservie en terme de réseaux, etc…) ne sauraient avoir d’influence sur leur accès à ces  nouvelles formes de collaborations, il est donc important de prendre en compte cette dimension lors de l’implémentation de ces nouveaux processus. 

Des outils sûrs, orientés utilisateurs et performants 

Les outils mis à disposition doivent d’abord être sûrs, la cybersécurité est devenue un des sujets épouvantails à l’heure actuelle. Il est d’autant plus capital, dès le moment où une partie de la collaboration s’effectue à domicile, que les outils et les process en la matière soient optimaux et respectés de tous. 

Ils doivent également être orientés « expérience utilisateurs » dans leur prise en main, leur utilisation, mais également dans la qualité et la rapidité de réponse des services de helpdesk informatique mis en place. 

Enfin, ils doivent être performants. Une réflexion en la matière plus aboutie que celle concernant uniquement l’investissement de l’organisation dans ses propre appareils (PC, smartphones mis à disposition du personnel…) doit être menée.  

En effet, si par exemple, le collaborateur, utilise depuis son domicile un wifi de basse qualité à faible débit, l’ensemble de l’expérience utilisateur de la e-réunion de dix personnes qu’il organisera sera médiocre, même si l’organisation a investi à grands coûts dans des outils dernier cri.